Depuis le 25 mai 2018, le nouveau règlement sur la protection des données est applicable. Les entreprises doivent alors réaliser quelques démarches pour la mise en conformité. L’adoption d’un logiciel RGPD comme Privacil en fait partie. Pour mieux cerner l’importance de cet outil, on doit comprendre les raisons de son utilisation :
Alléger la tenue du registre des traitements de données
Toutes les entreprises qui effectuent des traitements de données doivent aujourd’hui avoir un registre de traitement selon le RGPD. Pour respecter cette obligation, il leur est indispensable d’utiliser un logiciel spécifique. Bien que cette obligation ne soit pas une nouveauté, elle concerne surtout les entreprises qui emploient plus de 250 salariés. L’interface logiciel RGPD devient alors un outil pratique pour toutes les organisations même celles qui font partie des exceptions.
Evaluation de la conformité et responsabilisation
Les diverses obligations exigées par le nouveau règlement sur la protection des données sont majoritairement ardues. Or, les entreprises ne peuvent pas se permettre de ne pas les respecter pour éviter les sanctions. Elles doivent alors réaliser une évaluation des mesures de conformité des traitements, et ce, de façon régulière. Cette tâche est supervisée par le DPO. Il veille alors à déchiffrer les écarts de conformités. Mais le logiciel RGPD n’est pas uniquement destiné à ce professionnel. Il implique également d’autres acteurs du réseau privacy. C’est vraiment important pour le processus de mise en conformité. Grâce à l’interface logiciel RGPD comme celle de Privacil : www.privacil-logiciel-rgpd.fr, il est plus facile d’identifier les risques relatifs à chaque traitement. Les acteurs qui ne disposent pas d’assez de connaissances en matière de protection de données (les dirigeants par exemple), l’utilisation de logiciel les aidera à mieux comprendre les avantages de la mise en place d’une meilleure protection des données. Bien évidemment, ils seront assistés par un DPO dans la prise de décision technique.
Une meilleure gestion des données
Pour les entreprises, les données traitées sont d’une importance capitale. Cela entraine alors des risques quant aux droits et libertés des personnes. Pour les limiter, il est plus que préconisé d’opter pour un logiciel RGPD. C’est un outil idéal pour gérer d’une manière centralisée les données à traiter. Avec l’appui de cette solution, il est plus simple de cerner les divers types de données traitées par une entreprise quelle que soit la finalité. Privacil est par ailleurs un logiciel très prisé pour la réalisation d’études d’impact, pour visualiser l’historique des mesures de sécurité établies (ce qui est vraiment utile pour l’évaluation de performance) et enfin pour retenir les informations sur les personnes qui s’occupent des traitements notamment les coordonnées, la catégorisation des destinataires, etc.