Il y a quelques jours, vous avez ramené des documents de votre poste de travail à la maison, mais votre patron en a besoin d'urgence et vous n'avez pas la possibilité d'aller au bureau pour les lui remettre. Après avoir regardé le scanner à côté de vous, vous avez pensé que ce serait une bonne idée de scanner ces documents utiles et de les envoyer à votre patron par e-mail. Le problème est que vous n'avez aucune idée de la façon de procéder, n'étant pas si familier avec la technologie. Découvrez comment scanner un document et l'envoyer par courrier électronique en utilisant différentes procédures, qui varient selon le système d'exploitation dont vous disposez.
Opérations préliminaires
Si vous avez l'intention de scanner un document et de l'envoyer par e-mail, la première chose à faire, si ce n'est déjà fait, est d'installer les pilotes du scanner (ou de l'imprimante multifonction) sur votre ordinateur.
Si un CD contenant les pilotes se trouve dans l'emballage de votre appareil, il vous suffit d'insérer la disquette dans votre ordinateur et de suivre les instructions fournies à l'écran pour installer et configurer l'appareil (cela se résume généralement à appuyer plusieurs fois sur le bouton Suivant), puis de le connecter lorsque vous y êtes invité. Si vous possédez un Mac, vous pouvez vous assurer que votre scanner a été correctement reconnu comme suit : ouvrez les Préférences Système à l'aide de son icône située dans le Dock, appuyez sur l'icône Imprimantes et scanners, et assurez-vous que votre scanner ou imprimante multifonctions est marqué dans la fenêtre qui s'ouvre.
Au cas où votre ordinateur n'aurait pas reconnu l'appareil "à la volée", ou si vous n'avez pas de disquette avec le matériel nécessaire, vous pouvez rechercher des pilotes sur Internet, via Google : entrez dans la barre de recherche le texte [nom du scanner/imprimante] pilote Windows si vous utilisez Windows, ou [nom du scanner/imprimante] pilote Macos si vous avez un Mac, en prenant soin de ne télécharger que du matériel provenant de sites fiables, mieux encore du site web du fabricant de votre scanner ou de votre MFP.
Une fois l'installation et la connexion du scanner terminées, l'étape suivante consiste à configurer votre programme/application de courrier électronique préféré pour l'envoi et la réception de courriers électroniques : en général, il faut appeler la fonction d'ajout d'un nouveau compte, remplir les champs proposés avec le nom d'utilisateur et le mot de passe utilisés pour accéder au courrier électronique et entrer, le cas échéant, les paramètres IMAP liés au service de courrier électronique choisi..
Scanner un document et l'envoyer par e-mail avec Windows
Maintenant que vous avez installé votre scanner/imprimante et configuré votre programme de courrier électronique préféré, il est temps d'y aller et d'envoyer votre document important par courrier électronique.
En ce qui concerne le système d'exploitation Windows, la première chose à faire est de lancer le programme Windows Fax et scanner, en le trouvant depuis le dossier Accessoires Windows dans le menu Démarrer (auquel vous pouvez accéder en cliquant sur le bouton drapeau situé dans le coin inférieur gauche de l'écran). Une fois le programme lancé, insérez le document à numériser dans votre scanner et appuyez sur le bouton "Nouveau scan" situé dans le coin supérieur gauche de l'écran.
Dans la nouvelle fenêtre proposée, sélectionnez Mes documents ou photos dans le menu déroulant Profil (selon le type de document que vous souhaitez numériser), choisissez les paramètres de couleur (couleur, noir et blanc ou niveaux de gris) dans le menu déroulant Format de couleur, et enfin, définissez la résolution que vous souhaitez utiliser pour la numérisation dans le menu Résolution (DPI) et l'extension avec laquelle vous souhaitez enregistrer le fichier dans le menu Type de fichier. Une fois que vous avez terminé ces réglages, cliquez sur le bouton Aperçu pour prévisualiser votre numérisation et, si vous êtes satisfait du résultat, appuyez sur le bouton Numériser plus tard pour lancer la numérisation proprement dite (selon la résolution utilisée, le processus peut prendre jusqu'à quelques minutes).
Une fois cela fait, le document apparaîtra sur l'écran principal du programme : cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier scanné et sélectionnez l'option Enregistrer sous dans le menu proposé pour l'enregistrer à l'endroit le plus pratique pour vous.
Comme pour Windows 10, vous pouvez également profiter de l'application très simple Windows Scanner, qui peut être installée gratuitement à l'intérieur du Microsoft Store. Une fois la procédure d'installation terminée, trouvez-la depuis le menu Démarrer et configurez-la comme suit.
- Scanner : sélectionnez le scanner (ou MFP) à utiliser pour le balayage.
- Origine : laissez l'élément Configuration automatique.
- Type de fichier : choisissez le type de fichier que vous souhaitez utiliser pour enregistrer votre document.
- Enregistrer le fichier dans : choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer votre document.
Une fois la configuration terminée, cliquez sur le bouton "Scan" situé en bas et attendez que le scan soit terminé, ce qui vous sera notifié par un message.
Windows 10 Mail App
Si vous utilisez Windows 10 et que vous utilisez l'application Mail déjà installée dans votre système d'exploitation pour gérer vos e-mails. Tout d'abord, lancez l'application Windows 10 Mail depuis le menu ou l'écran de démarrage (le bouton en forme de drapeau en bas à gauche), appuyez sur le bouton Nouveau message situé sur le côté gauche de la fenêtre, tapez le destinataire du message, l'objet et le corps du message dans les champs appropriés, puis cliquez sur l'élément Insérer situé en haut et ensuite sur le bouton Fichier.
Maintenant, utilisez la nouvelle fenêtre pour sélectionner le document que vous avez scanné précédemment, double-cliquez dessus pour l'ajouter à votre message électronique et enfin appuyez sur le bouton "Envoyer" dans le coin supérieur droit pour envoyer le message électronique.
Microsoft Outlook
Comptez-vous sur le programme Outlook pour gérer le courrier électronique sur votre ordinateur ? L'envoi d'un document scanné est alors encore plus facile ! En utilisant l'explorateur de fichiers, allez dans le dossier contenant le document scanné précédemment enregistré, cliquez avec le bouton droit de la souris sur son icône, sélectionnez "Envoyer à" dans le menu contextuel proposé, puis cliquez sur l'élément "Destinataire du courrier" et, si nécessaire, sur le bouton "Joindre" qui apparaît immédiatement après.
De cette façon, le fichier est automatiquement joint à un nouvel e-mail. Une fois que vous ouvrez la fenêtre de composition du nouveau message, il vous suffit de remplir les champs obligatoires avec l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le corps du message et, enfin, d'appuyer sur le bouton Envoyer.
Alternativement, pour insérer "manuellement" la pièce jointe, lancez le programme Outlook, cliquez sur le bouton Nouveau courrier électronique en haut à gauche, remplissez les champs avec les informations relatives à votre message, appuyez sur le bouton Joindre un fichier, puis sur l'élément Explorer ce PC disponible dans le menu proposé et sélectionnez le document précédemment scanné. Une fois que vous avez vérifié la qualité de votre message, appuyez sur le bouton "Envoyer" pour l'envoyer.
Gmail
Si vous utilisez le service de courrier électronique Gmail directement à partir de votre navigateur, cette section est faite pour vous. Tout d'abord, connectez-vous au site web Gmail, connectez-vous (si nécessaire), cliquez sur le bouton Ecrire en haut à gauche, entrez le destinataire, l'objet et le message électronique le cas échéant, puis appuyez sur le bouton Joindre un fichier (celui qui a la forme d'un trombone) dans la barre inférieure de l'écran de composition.
En utilisant la fenêtre proposée, allez dans le dossier où vous avez enregistré le fichier précédemment scanné, sélectionnez-le par un double clic et appuyez ensuite sur le bouton "Envoyer" pour envoyer le message électronique. Si vous le souhaitez, vous pouvez insérer plus d'une pièce jointe dans le même message, et pour supprimer une pièce jointe insérée par erreur, vous pouvez cliquer sur le petit x situé en bas de l'écran.
Outlook.com
Utilisez-vous le service de messagerie Outlook directement à partir de votre navigateur ? Ne vous inquiétez pas, vous pouvez joindre des documents scannés et les envoyer par courrier électronique avec très peu de difficultés. Pour commencer, connectez-vous à la page web Outlook.com, connectez-vous avec les informations de votre compte telles que votre adresse électronique et votre mot de passe, si nécessaire, et appuyez sur le bouton « Nouveau » en haut à gauche.
Dans la nouvelle fenêtre de composition, saisissez les informations relatives à votre message électronique dans les champs appropriés (destinataire, objet et texte), appuyez sur le bouton "Joindre" (marqué par l'icône du trombone), puis sur "Rechercher dans cet élément informatique".
Ensuite, sélectionnez, dans le panneau proposé, le fichier précédemment scanné et enfin, appuyez sur l'option Upload et partagez comme un lien vers OneDrive. Veuillez toutefois noter que pour envoyer un fichier volumineux via le service de stockage dans le nuage OneDrive, la pièce jointe doit être supérieure à 33 Mo, sinon elle sera téléchargée directement en tant que pièce jointe d'un courriel.
Le service de stockage dans le nuage de Microsoft propose également un espace de stockage gratuit de 5 Go. Si vous dépassez cette taille pour continuer à télécharger des fichiers dans le nuage, vous devrez souscrire à un plan d'abonnement, dont les prix commencent à 2€/mois.
Une fois que vous avez joint le fichier en tant que lien vers OneDrive, il vous suffit d'envoyer le message électronique en cliquant sur le bouton "Envoyer".
Scanner un document et l'envoyer par e-mail avec macOS
Avez-vous un Mac ? Sachez que vous pouvez scanner un document et l'envoyer par e-mail avec une simplicité pour le moins désarmante. Une fois que vous avez terminé la configuration de votre scanner, lancez l'utilitaire de capture d'image à partir du dossier « Other » du lanceur (l'icône fusée située sur le Dock), sélectionnez le nom de votre scanner (ou imprimante multifonction) situé dans la barre latérale gauche de la nouvelle fenêtre.
Si vous souhaitez définir des détails supplémentaires (format et résolution de l'image), vous pouvez appuyer sur le bouton "Afficher les détails" et agir sur les éléments appropriés. Lorsque vous avez terminé vos réglages, appuyez sur le bouton Scan situé en bas à droite : après quelques secondes, l'image contenant votre document sera enregistrée dans le dossier MacOS Images.
À ce stade, la procédure d'envoi du document scanné varie en fonction de la méthode que vous utilisez pour gérer votre courrier électronique : voici comment procéder avec le programme Apple Mail et les versions web de Gmail et iCloud.
Apple Mail
L'envoi du document scanné avec Apple Mail est extrêmement simple. Tout d'abord, ouvrez le Finder et allez dans le dossier où vous l'avez enregistré précédemment, cliquez avec le bouton droit de la souris sur son icône et sélectionnez Partager > Courrier dans le menu proposé. De cette façon, le fichier est automatiquement joint à un nouveau message électronique.
Une fois que vous avez ouvert la fenêtre de composition d'Apple Mail, tapez les informations sur le destinataire, l'objet et le texte du courriel dans les champs appropriés, puis appuyez sur le bouton "Envoyer" et maintenez-le enfoncé pour envoyer votre pièce jointe. Si vous le souhaitez, vous pouvez également insérer d'autres fichiers dans le message (dans les limites du service de courrier que vous utilisez) en appuyant sur le bouton "trombone" et en sélectionnant le fichier dans le panneau proposé.
Gmail
Si vous utilisez Safari (ou un autre navigateur MacOS) pour accéder à Gmail, vous pouvez joindre un document à votre message électronique via l'interface web pratique du service.
iCloud
Si vous gérez votre adresse électronique iCloud à l'aide de Safari ou d'un autre navigateur, vous pouvez joindre sans difficulté votre document préalablement scanné. Tout d'abord, connectez-vous à la page iCloud Mail, connectez-vous (si nécessaire), et une fois que l'écran Mail se charge, appuyez sur le bouton Nouveau message (le carré avec le stylo à l'intérieur) situé en haut.
À ce stade, remplissez les champs obligatoires avec les informations relatives au message électronique (destinataire, objet et texte), cliquez sur le bouton trombone situé en haut, à droite, et sélectionnez le document précédemment scanné dans le panneau de recherche qui vous est proposé, puis appuyez sur le bouton « Choisir ». Si vous le souhaitez, vous pouvez joindre d'autres fichiers en suivant la même procédure : une fois votre message électronique complété, appuyez sans hésitation sur le bouton "Envoyer" pour l'envoyer au destinataire choisi.
Scanner un document et l'envoyer par e-mail à partir de smartphones et de tablettes
Vous avez décidé d'utiliser votre smartphone ou votre tablette pour envoyer des documents scannés par courrier électronique, et vous craignez que la configuration de votre scanner soit particulièrement difficile. N'ayez pas peur, grâce à une série d'applications pratiques, vous pouvez vous passer du scanner et utiliser un outil que vous avez déjà sous la main : l'appareil photo à bord de votre appareil.
Voici trois superbes applications : Office Lens, Scanbot et Google Drive, toutes disponibles à la fois pour Android et iOS. Tous sont équipés d'un mécanisme efficace de reconnaissance des polices et vous permettent d'envoyer des documents au format PDF.
Office Lens
Office Lens est une application conçue par Microsoft pour scanner des documents par l'intermédiaire de l'appareil photo des smartphones et des tablettes. Elle est disponible gratuitement pour Android et iOS, et vous pouvez la télécharger confortablement en suivant la procédure habituelle fournie par votre terminal.
Ensuite, procédez comme suit : si vous êtes sur Android, faites glisser deux fois vers la droite, appuyez sur le bouton "Start using Office Lens", choisissez "Document" (ou "Photo", si vous avez besoin de capturer une image), encadrez le document que vous souhaitez capturer et appuyez sur le cercle rouge au milieu. Lorsque la capture est terminée, appuyez sur le bouton Enregistrer, cochez la case Récupérer et appuyez à nouveau sur le bouton Enregistrer. À ce stade, touchez l'icône "Partager" située à côté du nom du document que vous venez de numériser et choisissez dans le panneau proposé l'application de messagerie électronique que vous utilisez habituellement : le fichier est automatiquement inséré en pièce jointe et est prêt à être envoyé.
Si vous êtes sur iOS, double-cliquez à droite, décochez la case Envoyer automatiquement les données pour nous aider à améliorer Office Lens, appuyez sur le bouton Autoriser l'accès puis sur le bouton OK. Maintenant, en utilisant un glissement, allez à Document, encadrez le document que vous voulez scanner et appuyez sur le bouton rouge en bas au centre. Ensuite, appuyez sur le bouton Terminé et sélectionnez l'élément Mail (ou une autre application de messagerie électronique installée sur votre appareil) dans la case Partager pour : de cette façon, le fichier est automatiquement joint au message.
Scanbot
Avez-vous choisi d'utiliser l'application pratique Scanbot pour scanner votre document ? Parfait, commencez par le télécharger depuis le magasin de votre appareil (il est disponible gratuitement pour Android et iOS).
Après avoir installé l'application, faites glisser quatre fois vers la gauche, déplacez l'indicateur vers le bas sur Free, appuyez sur le bouton « Ne pas devenir Pro » en bas et ensuite sur le bouton Saut en haut à droite (si vous êtes sur iOS, appuyez sur le bouton OK pour permettre l'accès à la caméra). Maintenant, encadrez le document avec votre téléphone jusqu'à ce qu'il soit automatiquement détecté (vous pouvez également utiliser Flash en utilisant le bouton Flash en haut). Si vous devez scanner plusieurs pages, appuyez sur le bouton Multi-Page en haut à gauche.
Si la capture automatique échoue, vous pouvez "photographier" votre document manuellement en appuyant sur le bouton rond. Une fois la numérisation terminée, appuyez sur le bouton Enregistrer/Save en haut à droite : maintenant, si vous êtes sur Android, appuyez sur le bouton Décider plus tard, puis sur le bouton Partager, choisissez le format pour partager le fichier (PDF ou JPG) et, enfin, sélectionnez l'application de messagerie électronique que vous utilisez dans la case proposée. Comme pour iOS, il vous suffit de toucher l'élément Partager et de sélectionner votre application de gestion de courrier électronique. Dans les deux cas, le fichier est automatiquement joint au nouveau message.
Google Drive
La dernière option pour scanner des documents à partir de smartphones et de tablettes est Google Drive. Elle contient en effet une fonction pratique qui vous permet de scanner des documents et des images "à la volée", avec la possibilité de les partager par courrier électronique après les avoir enregistrés sur l'espace des nuages.
Une fois que vous avez installé l'application depuis la boutique dédiée (elle est disponible à la fois pour Android et iOS, mais sur iOS elle n'offre pas de véritable fonction de balayage) et que vous êtes connecté, appuyez sur le bouton situé en bas et sélectionnez le bouton "Scan" dans le panneau proposé.
Une fois l'opération terminée, encadrez le document à scanner, appuyez sur le bouton rond situé au centre de l'écran pour le scanner, puis appuyez sur le bouton OK, puis sur le bouton pour scanner une nouvelle page, sur la flèche ronde pour répéter le balayage, ou sur le bouton coché pour télécharger sur Google Drive. Si vous le souhaitez, vous pouvez recadrer le document scanné ou régler ses couleurs à l'aide des boutons situés en haut.
Une fois la procédure de téléchargement sur Google Drive terminée, touchez le fichier que vous venez de créer, appuyez sur le bouton (...) à côté du nom du document, sélectionnez l'élément Envoyer une copie dans le menu qui apparaît et choisissez votre application de messagerie dans le petit panneau proposé : de cette façon, le document scanné est automatiquement joint au nouveau message.