La signature électronique word est devenue une véritable alliée pour faciliter les échanges commerciaux. Découvrez à quel point il est simple de numériser votre signature et de la faire apparaître sur vos documents.
En quoi consiste une signature numérisée ou électronique ?
Grâce à un procédé de cryptage, qui utilise un certificat électronique*, ce type de signature constitue une carte d’identité virtuelle. Elle doit toutefois être validée par une autorité de certification*. Elle peut être appliquée sur tout document Word.
*Le certificat de signature prouve votre identité de manière officielle. Il est émis par une autorité de certification et est valide pour un an.
*L’autorité de certification : il s’agit d’une entité qui s’apparente à un office notarial. Ce bureau émet le certificat numérique, le signe après en avoir vérifié la validité et effectue le suivi de tous les certificats lorsqu’ils sont arrivés à leur terme.
Quelle est la marche à suivre pour créer une signature électronique sur Word ?
Authentifier un document Word avec une signature électronique ne nécessite aucune formation particulière. Il suffit tout simplement de suivre les étapes suivantes :
1.Ouvrez le fichier Word, sur lequel vous voulez faire apparaître une signature électronique.
2.Cliquez ensuite sur l’onglet "Insertion", situé dans la fenêtre qui apparaît dans le haut de votre page.
3.Sélectionnez le bouton "Signature", que vous trouverez dans la Barre d’outils - placée dans le coin droit supérieur de "Texte" sous l’onglet "Insertion".
4.Repérez l’onglet "Ligne de signature".
5.Sauvegardez d’abord votre document, si ce n’est pas déjà fait. Si vous le renommez, n’oubliez pas de le faire dans "Enregistrer sous".
6.Une boîte de dialogue va apparaître au bas de la signature avec des détails tels que adresse électronique du destinataire, titre, nom. Vous pouvez aussi ajouter les instructions que vous souhaitez lui transmettre.
7.Si vous le désirez, cochez l’option "Afficher la date dans la ligne de signature", pour que la date soit insérée. Votre document n'en sera que plus sécurisé.
Les garanties de la signature électronique
Non seulement ce type de signature a la même valeur qu’une signature manuscrite, mais il comporte les garanties suivantes :
- Il garantit l’authenticité du signataire.
- ...que le document Word n’a pas été falsifié ni modifié depuis l’insertion de la signature numérique.
- ...que la signature ne peut être imitée.
- ...qu'une fois le document signé de manière électronique, l’onglet "Signature" apparaîtra et le fichier ne pourra être ouvert qu’en lecture seule, afin d’empêcher toute modification.
- ...que si vous avez utilisé l'option d'horodatage sur ce document Word, la date de la signature y restera insérée.
Entre autres avantages, l'utilisation d'un logiciel de signature virtuelle vous permet de ne plus avoir à tolérer les délais postaux, mais aussi de réaliser des économies en frais d'impression, d'acheminement, d'archivage et de stockage.